Tra le domande più comuni che gli imprenditori ci rivolgono, quando si parla di gestione del personale e riservatezza, sentiamo spesso:
- Il datore di lavoro può controllare le e-mail aziendali dei dipendenti?
- Il datore di lavoro può comunicare a terzi (fornitori, clienti) il numero di cellulare privato del dipendente?
- Il datore di lavoro può/deve richiedere il casellario giudiziale prima dell’assunzione?
- Il datore di lavoro come deve comportarsi rispetto ai sistemi di geolocalizzazione?
Corte di Strasburgo: Telecamere nascoste sul lavoro non violano la privacy
Ha avuto vasta eco la sentenza del 17 ottobre scorso con cui la Grande Chambre della Corte di Giustizia Europea dei Diritti dell’Uomo ha affermato il principio secondo cui il datore di lavoro può installare telecamere nascoste per la videosorveglianza senza avvertire i propri dipendenti, quando abbia il fondato sospetto che questi lo stiano derubando e se le perdite subite siano di notevole entità.
Nel caso esaminato, la videosorveglianza condotta in incognito da parte del datore di lavoro non ha violato i diritti alla privacy dei lavoratori, licenziati dopo essere stati filmati mentre rubavano o aiutavano altri a farlo.
La Corte EDU, da un lato, giustifica l’installazione di impianti di videosorveglianza nascosti, dall’altro lato, conferma il principio di proporzionalità come essenziale elemento di legittimazione dei controlli nell’ambito del lavoro. I requisiti valorizzati dalla Corte, dunque, restano quelli della proporzionalità, minimizzazione e non eccedenza.
Cosa cambia per l’Italia?
La sentenza della Corte non è destinata a provocare grandi novità nel panorama italiano, sul quale è intervenuto il Jobs Act qualche anno fa.
La disciplina della videosorveglianza, infatti, è interamente regolata dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori che consente l’installazione degli impianti audiovisivi per esigenze produttive, di sicurezza e tutela del patrimonio aziendale previo accordo collettivo stipulato da RSU o RSA. In alternativa, l’utilizzo della videosorveglianza è consentito previo accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative o, in mancanza di accordo, previa autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.
Ma la videosorveglianza è solo uno dei temi trasversali che coinvolgono la privacy e la gestione del rapporto di lavoro.
Il continuo avanzare della tecnologia continua ad alimentare questioni interpretative sempre più complesse: diventa essenziale, a tal proposito, valutare gli ambiti di liceità ed i limiti nell’utilizzo di determinati strumenti tecnologici in grado di incidere in modo determinante sugli aspetti della vita e dei diritti dei singoli, senza per questo, comprimere le esigenze imprenditoriali.
Il controllo delle e-mail dei dipendenti: quando ed in che modo il datore di lavoro può controllare le mail dei dipendenti?
La mail personale è uno spazio inviolabile protetto, alla stregua della posta cartacea. Tanto basta per renderla inaccessibile al datore di lavoro.
Diverso è il discorso della email aziendale.
I pareri dei Garanti
Con il parere n. 2 del 2017, il Gruppo di Lavoro ex Art. 29 ha ritenuto illegittimo il controllo massivo e la conservazione illimitata della email aziendali dei dipendenti in assenza di una policy o di una informativa individualizzata che chiarisse le modalità e le finalità di tale raccolta.
Anche il Garante italiano ha affermato che la gestione della posta elettronica dei lavoratori deve avvenire in modo efficiente e rispettoso della riservatezza dei dipendenti:
- predisponendo dei sistemi di selezione dei documenti da archiviare;
- conservando documenti riferibili solo a contenziosi in atto o situazioni precontenziose e non ad ipotesi meramente astratte ed indeterminate;
- predisponendo un sistema di disattivazione automatica in caso di cessazione del rapporto di lavoro.
La materia in esame incrocia il fuoco della disciplina dettata dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (“Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) e della disciplina oggi regolata dal GDPR UE 2016/679.
Si al controllo, ma a certe condizioni
Pertanto, il datore di lavoro che voglia effettuare un accesso nella mail del dipendente deve farlo:
– nei limiti delle finalità legittimamente perseguite: non può farlo se la finalità ultima sia il controllo fine a se stesso;
– rispettando la libertà e dignità di ciascun lavoratore: non ogni mail può essere letta, ma solo quelle inviate ed attinenti a questioni rilevanti rispetto alle finalità legittimamente perseguite;
– dopo aver fornito adeguata informativa ai dipendenti: chiarendo anche la tracciabilità dei controlli, in modo da esplicitare quante e quali mail sono state monitorate, per quanto tempo e quante persone ne hanno avuto accesso;
– rispettando i principi di minimizzazione e non eccedenza: non può effettuare verifiche massive, prolungate ed indiscriminate
A cura di: Avv. Davide De Cillis